De la Junta Directiva y el Gerente

General de la Compañía Año 2016

La Junta Directiva y la Gerencia General del Ingenio La Cabaña, se complacen en presentar a continuación el informe de gestión correspondiente al periodo de un año terminado el 31 de diciembre de 2016, en el cual resaltamos los principales aspectos acontecidos y compartimos los logros de la Compañía en este año que termina.

Informe del Gerente General

Economía global

La desaceleración de la economía global, la incertidumbre política de los grandes jugadores mundiales al igual que los conflictos sociales generados por el creciente número de refugiados sirios, fueron factores predominantes en el año que termina. Estados Unidos eligió a Donald Trump como presidente por encima de todos los pronósticos y sus cambios radicales en materia económica, social y de relacionamiento externo no se han dado a esperar. En los últimos días y luego de una decisión interna, Inglaterra abandona finalmente la Unión Europea y el denominado

Brexit se hace realidad. América Latina vivió en el 2016 la continuación de temas ya previstos en el año anterior, Venezuela continúa su crisis y aun cuando se vislumbró una posible salida del gobierno actual, las decisiones y ratificaciones de cambio no se han logrado. La situación económica y la inestabilidad política llevaron al vecino país a una de las crisis más duras de los últimos tiempos. Hoy podríamos decir que la carencia de alimentos, medicamentos y asistencia social se han convertido en un factor denominador de su economía.

La economía brasilera, una de las más importantes de nuestro continente, igualmente se vio golpeada por escándalos de corrupción los cuales generaron la destitución de la presidente Dilma Rousseff. Ya en materia local, Colombia presentó un crecimiento moderado. En 2016 el país se vio afectado por escándalos de corrupción los cuales han salpicado a diferentes 2016 sectores económicos y políticos del país. El gobierno está comprometido en sacar adelante el proceso de paz y aun cuando el plebiscito dio como ganador al “no” la ilusión de lograr una paz estable y duradera todavía hace parte de la agenda del estado. El Presidente Juan Manuel Santos obtuvo el Nobel de Paz, reconocimiento que se vio opacado por los pocos visibles resultados en las iniciativas de paz del país.

En materia económica los retos fueron muy grandes, la tasa de inflación estuvo por encima de la presupuestada, lo que generó continuos aumentos en la tasa de interés de referencia.

La caída del petróleo originó una reducción de $20 billones de pesos en recaudos fiscales y aun cuando esto generó un deterioro fiscal, no alcanzó a afectar la calificación del grado de inversión en el país.

Pese a que el Gobierno estuvo comprometido en adoptar una reforma tributaria estructural, finalmente en diciembre fue emitida la Ley 1819 la cual incorporó aunque tímidos, algunos cambios importantes en materia de control tributario.

Sector Azucarero (Datos fuente Asocaña)

En los últimos meses del año, el precio promedio de azúcar de ambas bolsas (NY y Londres) fue superior al promedio registrado en el 2015. El precio de la bolsa de NY alcanzó los 400 USD/t y la de Londres los 499,26 USD/t. Esto representa incrementos de 38% y 34% de los precios frente al promedio de 2015 respectivamente.

El déficit mundial de azúcar, el efecto del Fenómeno de El Niño y el déficit de Monzón en la India, tuvieron un impacto en los precios mundiales al igual que en la especulación que no es posible estimar su efecto.

En el 2017 se estima que el nivel del déficit será mayor debido a que el aumento del consumo será superior al aumento de la producción, ocasionando una disminución en las existencias mundiales.

Sector Azucarero Colombiano

La producción de azúcar en el 2016 ascendió a 2,1 millones de toneladas, ligeramente inferior a la presentada en el 2015; la producción ya incluyendo azúcares y equivalentes ascendió a 2,5 millones de toneladas, 11% inferior a la registrada en el 2015.

En el 2016, el consumo nacional aparente (el cual incluye ventas en mercado nacional más importaciones) alcanzó 1,79 millones de toneladas.

Las ventas al mercado nacional alcanzaron 1,57 millones de toneladas y las importaciones presentaron un incremento de 266% respecto al 2015.

Las exportaciones de azúcar en el 2016 alcanzaron las 521 mil toneladas, una reducción de 28.2% frente a 2015 (725 mil toneladas), esta reducción se ve reflejada en el desplazamiento al mercado interno especial, el cual ha venido ganando un espacio en los últimos años.

La producción de Bioetanol por parte del sector azucarero fue de 434 millones de litros, una producción 4.8% inferior a la registrada en el 2015, cuando se alcanzó un volumen de 456 millones de litros.

Durante el 2016 la mezcla de etanol-gasolina varió entre 0% a 8% en diferentes regiones del país, debido a problemas que van desde los efectos del fenómeno de El Niño sobre el cultivo de la caña, hasta el aumento de demanda de gasolina por el cierre de la frontera con Venezuela, así como el mayor control del contrabando, el cierre de algunas vías, el paro camionero y el mantenimiento programado de algunos ingenios.

En el transcurso del año 2016 se molieron 23,2 millones de toneladas, un 4,1% menos que el volumen registrado en 2015 (24,2 millones de toneladas).

El área sembrada fue de 238.204 hectáreas, un aumento de 2.6% frente al 2015. En el 2016, los 12 cogeneradores del sector azucarero colombiano inyectaron al Sistema Interconectado Nacional (SIN) 592 mil MWh de energía eléctrica, lo que representa un crecimiento del 15.2% frente a la energía inyectada en el 2015 (514 mil MWh). La energía que produce el sector azucarero colombiano proviene de la combustión principalmente de bagazo de caña de azúcar, un subproducto del proceso productivo que se constituye como una fuente renovable no convencional. El sector azucarero, después de contar con un arancel máximo para azúcar blanco y crudo de 117% durante cerca de 16 años, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, a través del Decreto 2293 de 2016, redujo este arancel a aplicar a terceros países al 70% a partir de la segunda quincena de diciembre de 2015.

Acuerdos Comerciales Internacionales

Los impactos de los TLC firmados en años anteriores no han tenido un reflejo significativo en el mercado doméstico colombiano. El comportamiento de los acuerdos ya firmados con Costa Rica, Panamá e Israel han tenido el comportamiento esperado. Mas aún teniendo en cuenta que en el TLC con Panamá y Costa Rica se excluyeron los azúcares, las preparaciones alimenticias y los alcoholes, excepto una cuota de importación en el caso de Costa Rica la cual se mantiene en una cifra cercana a los 4 millones de litros anuales, que debe ser destinada a las licoreras departamentales.

El TLC firmado con Panamá tuvo un ingrediente adicional en el 2016 que incorporó la necesidad de alinearnos a las prácticas establecidas por la OCDE en cuanto a intercambio de información tributaria, la cual entra en vigencia a mediados del mes de septiembre del 2017.

El TLC vigente firmado con Estados, podría sufrir modificaciones como resultado de las prácticas de restricción en temas de importaciones adoptadas por el presidente Trump; al respecto el Gobierno colombiano se encuentra atento a cualquier decisión que pueda afectar la cuota americana, aun cuando las posibilidades de una reducción de este tipo podría pensarse que es menor dados los requerimientos de consumo histórico que tiene éste país.

Nuestras cifras

Las cifras que se presentan a continuación representan datos consolidados con Agroindustrias del Cauca, por considerarse ésta e Ingenio La Cabaña como una sola unidad de negocio (excepto que con respecto a la cifra se haga una referencia específica).

El 2016 fue un buen año para el Ingenio, el precio internacional, la diferencia en cambio y los factores climáticos jugaron a nuestro favor y mejoraron el desempeño.

Los ingresos operacionales consolidados en el 2016 ascendieron a $463 mil millones (en 2015 $411 mil millones) superando en $51 mil millones los alcanzados en el 2015, lo anterior generado por el incremento del precio nacional aun cuando el precio internacional del azúcar bajó. El efecto de la revaluación del dólar frente a la moneda local y la estrategia de potencializar las ventas en el mercado doméstico nos ayudó a alcanzar estos resultados. La utilidad bruta del ejercicio consolidada fue de $126.842 millones ($133.612 millones en el 2015).

Las ventas de azúcar consolidadas del Ingenio en el 2016 alcanzaron la suma de $371 mil millones ($320 mil millones en 2015). El mercado interno representó el 60.78% y el externo el 39.22% (52.94% y 47.06% respectivamente en 2015).

Los gastos de administración consolidados estuvieron levemente por encima del presupuesto y alcanzaron los $18.417 millones contra los $18.668 millones del año anterior.

Los gastos de ventas consolidadas alcanzaron los $20.259 millones versus los $22.766 millones registrados el año anterior.

Lo anterior nos permitió alcanzar una utilidad operacional consolidada de $ 88.166 millones frente a los $92.178 millones alcanzados el año anterior. El EBITDA consolidado ascendió a $95 mil millones frente a $83 mil millones en el 2015. La utilidad neta consolidada antes de impuesto alcanzó los $48.511 millones frente a los $35.906 millones registrados en el año 2015, lo cual representa para el Ingenio un excelente año.

Los precios del azúcar a nivel internacional registraron un aumento en su cotización promedio, llegando el precio del azúcar crudo a un promedio de 18,14 ctvs. de dólar la libra frente a un promedio de 13,14 ctvs./libra en el 2015. El precio del refino tuvo un promedio de US$ 499,26/ tonelada en el mercado de Londres frente a US$ 373,15/tonelada en el 2015, lo cual significó un aumento del 34% en el precio.

En cuanto al precio local, alcanzó un promedio de $110.000 y a la fecha su tendencia es a la baja. La tasa de cambio ha mostrado una ligera disminución, pasando de $3.001/dólar a finales de 2016 a $2.876/dólar al cierre de febrero del 2017.

El 2016 podría decirse, fue la continuación de un buen año para el Ingenio, el precio internacional, la diferencia en el cambio monetario y los factores climáticos jugaron a nuestro favor y mejoraron nuestro desempeño.

Campo

En el 2016 la producción de caña de azúcar en campo fue satisfactoria, logrando 106,56 (TCH) toneladas de caña por hectárea y 8,51 toneladas de caña por hectárea/ mes, logrando mantener el aumento de la productividad que traíamos pese a los efectos de extrema sequía del año 2015 y 2016. A partir de marzo del 2016, el cambio climático a nivel de temperatura y humedad relativa afectó la sacarosa en todo el valle geográfico del río Cauca, siendo el Ingenio la Cabaña uno de los ingenios que mitigó la situación, gracias a sus buenas prácticas agrícolas y de maduración, obteniendo 12,6% de sacarosa/caña; se resalta la producción superior en toneladas de caña por hectárea de las dos nuevas variedades, las cuales están por encima de 110 de TCH, esto acompañado de un aumento de la siembra de las mismas, las cuales cosecharemos en el siguiente año. A diciembre del 2016, tenemos sembrados el 56,78% de nuevas variedades (la CC011940 y la CC934418); con estas nuevas variedades más el nuevo paquete tecnológico lograremos una sustentabilidad para los próximos años.

Cosecha y Maquinaria

En el año 2016, el Departamento de Cosecha siguió avanzando su capacidad de respuesta a los desafíos de suministro de materia prima a la Compañía, bajo condiciones climáticas y geográficas que se presentaron. La cosecha mecánica como pilar, mantuvo su buen rendimiento de corte en la zona norte con el énfasis en optimización de transporte de caña eficiente.

Se realizó un exhaustivo seguimiento de la maquinaria mínima requerida para laborar, optimizando el recurso de manera oportuna; se ha trabajado en el control de flota mejorando los tiempos de ciclo para mantener los tiempos de permanencia de la caña después del corte y optimizar el uso de transporte propio, logrando un menor tiempo perdido por falta de caña.

Fábrica

El año 2016 fue una muestra de efectividad en los procesos fabriles, la disminución de las pérdidas totales de sacarosa en Fábrica, los bajos tiempos perdidos, y el aprovechamiento de la coyuntura energética del país, mediante la maximización de los excedentes de energía, representaron para el negocio un impacto positivo muy importante.

Aspectos comerciales

El Ingenio con la estrategia bien definida en su Gerencia Comercial, mantiene su relación comercial con los principales Brokers (EDF MAN, Sucro Can, Sucden), con los cuales realiza las negociaciones de los productos y realiza la distribución de nuestra azúcar en todo el continente Americano y Caribe. Hemos incursionado en nuevos mercados como el Ecuatoriano donde atendemos a las principales industrias de bebidas y otras multinacionales como Kellog’s y Unilever.

Proyectos Estratégicos

Con el objetivo de mejorar las eficiencias de los procesos fabriles, el Ingenio ha implementado mejoras y reposición de equipos en sus procesos, de tal forma que en el año 2016 se logró disminuir notablemente las pérdidas totales de sacarosa, disminución del consumo de vapor, sostenimiento de bajos tiempos perdidos; esto se logró por medio del control operacional y por la inclusión de equipos como: Filtro Banda para Cachaza, rediseño y optimización del Clarificador de Jugo No.1, Centrífugas Continuas para Masa B y C, Reheater para Masa C, además de contar con una asesoría técnica especializada en proceso.

Calidad

En el año 2016 se logró mantener y consolidar la gestión técnica y administrativa del laboratorio de fábrica como área clave que verifica la calidad de insumos, procesos y producto final; controla y certifica las características del azúcar según los acuerdos con clientes; así como se destaca su rol de ser un ente importante de suministro de información de diferentes análisis y mediciones de variables e indicadores para el mejoramiento de la eficiencia y productividad de la fábrica.

Tecnología

En el 2016 el Ingenio ya se encuentra estabilizado en los ajustes tecnológicos para la implementación y trazabilidad de las operaciones de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad. A finales de 2016 y ya en el primer trimestre de 2017, el Ingenio inició la implementación de la nueva versión del sistema de liquidación de nómina SQL versión QUERY 7, con esto pretendemos estar a tono con las necesidades del Ingenio en cuanto a integridad y cumplimiento a cabalidad de las exigencias de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal y demás entidades de vigilancia y control.

Balance social

Una de las prioridades del Ingenio es el de mantener altos estándares en su capital estratégico representado en sus colaboradores, sus familias y los vecinos de las zonas de influencia, es por ello que durante el 2016, los proyectos de responsabilidad social han estado en el orden del día con muy buenos impactos en la comunidad. Por considerarse de alto impacto, hemos destinado una sección especial dentro del informe de gestión para compartir con ustedes estos resultados.

Normas de propiedad intelectual y derechos de autor

De conformidad con las normas legales vigentes, el Ingenio La Cabaña S.A. hace explícito su cumplimiento de las normas en materia de marcas, lemas comerciales, patentes, diseños industriales y licenciamiento del software. Además la compañía actúa dentro de los lineamientos establecidos en los estatutos del Fondo de estabilización de precios (FEPA), el convenio de producción limpia del sector azucarero y todas las entidades gubernamentales de vigilancia y control.

Fundación Moisés Seinjet

Al igual que el año anterior y de forma sostenida, los proyectos emprendidos por La Fundación Moisés Seinjet, siguen su curso. Hemos coordinado con las Alcaldías de la Zona de influencia nuestra participación en proyectos educativos y deportivos. Así mismo la coordinación lograda en las escuelas de la zona en especial; la Escuela El Naranjo se han mantenido e institucionalizado como proyectos de carácter permanente.

Gobierno Corporativo

El esquema de Gobierno Corporativo implementado ya hace unos años por el Ingenio se mantiene y se ha ido perfeccionando como parte de nuestra cultura empresarial. Esto implica la actualización permanente de los procedimientos y normal enfocados a garantizar el adecuado desarrollo de las operaciones, buscando no sólo su eficiencia sino el control en las mismas. El Ingenio ha fortalecido la implementación en normas de protección de datos, utilizando herramientas tecnológicas y ayudas visuales que logren resaltar la importancia frente a la información de terceros.

Perspectivas para el 2017

Los expertos en temas de precio y desempeño del mercado del azúcar pronostican que el 2017 tendrá algunos altibajos en el precio internacional con sus consecuentes repercusiones en el mercado doméstico; sin embargo esto no alejaría el precio de manera importante de los estimados en el año 2016 y podría decirse que se mantiene la tendencia de precio en 20 ctvs. de dólar /libra.

Situación Financiera

Durante el año 2016, Ingenio La Cabaña mantuvo una participación del 94,35% en la Compañía Agroindustrias del Cauca S.A. Proyecto adelantado por los accionistas del Ingenio que logró su consolidación en 2009 y afianzamiento total en el 2010; lo anterior, le ha permitido al Ingenio abordar mercados de exportación privilegiados y competir con azúcar refinado, en mercados internacionales con alta exigencia en materia de calidad.

Situación Jurídica

Iniciando el 2016, el Ingenio fue notificado de la sanción proferida por la Superintendencia de Industria y Comercio. Sobre esta decisión, el Ingenio interpuso un recurso y espera llevar esta situación hasta las instancias legales posibles. Los asesores legales y la administración del Ingenio confían en que esta situación sea finalmente fallada a favor del Ingenio, al considerar que existen numerosos argumentos para sustentar que el Ingenio no ha incurrido en los presuntos actos restrictivos de la competencia.

Resolución 275 de la Superintendencia de Valores

El presente documento constituye el Código de Buen Gobierno (Código) de la sociedad INGENIO LA CABAÑA S.A., expedido de acuerdo con las normas de la Resolución número 275 del 23 de mayo de 2001 emanada de la Superintendencia de Valores de la República de Colombia.

El Código es adoptado en forma obligatoria por la Asamblea de Accionistas de La Sociedad y con él se cumple uno de los requisitos para que La Sociedad sea elegible como empresa en la que los Fondos de Pensiones puedan ser accionistas  e invertir en los papeles financieros emitidos por ella.

El texto de este Código y sus informes y anexos permanecerán en la secretaría de La Sociedad, para ser consultados por el mercado, los accionistas y los inversionistas, en los términos y condiciones que reglamentan la ley y él mismo.

DEFINICIONES

1.IDENTIFICACIÓN DE LA SOCIEDAD:

INGENIO LA CABAÑA S.A. es una persona jurídica del orden privado nacional, constituida por medio de la escritura pública No. 1022 del 15 de Diciembre de 1978 de la Notaría principal de Santander de Quilichao (Cauca), inscrita en la Cámara de Comercio del Cauca el 9 de Junio de 1.983, bajo el número 60759 del libro respectivo, con domicilio social en Caloto (Cauca), cuyo objeto social principal consiste en la actividad agroindustrial para toda clase de derivados de la caña de azúcar, mediante los diversos procesos de transformación de cañas propias o de terceras personas y que tiene como política empresarial fundamental el estricto cumplimiento de las normas Constitucionales, civiles, comerciales, tributarias y laborales vigentes en Colombia, así como las normas y principios democráticos de la responsabilidad social y de la libre empresa.

2.OBJETIVO DEL CÓDIGO:

El presente Código tiene como objetivo recopilar las políticas, normas y los principios éticos que deben orientar las actuaciones y cumplir todos y cada uno de los entes vinculados con La Sociedad, en ejercicio de sus funciones, para la adecuada administración de sus asuntos y el conocimiento de su gestión.

Las normas de este Código incluyen a los accionistas, miembros de la junta directiva, gerente, ejecutivos, jefes de departamento y división,  analistas, asesores, consultores, contratistas, auditores, empleados, obreros, y proveedores de La Sociedad.

3.ÁMBITO DE CUMPLIMIENTO E INVESTIGACIÓN DE SUS VIOLACIONES:

Las normas de este Código son de obligatorio cumplimiento por todos los accionistas, directivos, ejecutivos, empleados, funcionarios, contratistas, proveedores y asesores vinculados a La Sociedad.

Las violaciones a este Código serán investigadas por la Revisoría Fiscal; y el resultado de sus investigaciones trasladados a la Junta Directiva, quien aplicará las sanciones que considere oportunas.

En el caso de que la investigación verse sobre actuaciones de la Junta Directiva, el resultado se trasladará a la Asamblea de Accionistas, y las sanciones a que haya lugar serán definidas por ella.

En el caso de empleados o vinculados diferentes a los directores y al gerente, el resultado de la investigación y la decisión de la Junta Directiva, la que en todos los casos será la encargada de decidir y sancionar, será comunicada al Presidente y al superior jerárquico.

4.ÓRGANOS SUPERIORES DE OPERACIÓN DE LA SOCIEDAD:  

Los órganos superiores de operación de La Sociedad se conforman por:

•La Asamblea General de Accionistas.
•La Junta Directiva.
•La Gerencia.

Estos órganos tienen definidas específicamente sus funciones en los estatutos sociales y cada uno de ellos, y los tres en conjunto, son los responsables de asegurar el efectivo cumplimiento de los requisitos exigidos en el presente Código.

5.NORMAS SOBRE ÉTICA, SOLUCIÓN DE CONFLICTOS Y SANCIONES:

Todas  las actividades de la empresa se regirán por las más estrictas normas de la ética comercial y de la buena fe mercantil, del respeto a las leyes y a las costumbres comerciales, y enfocadas al cumplimiento del objeto social con énfasis y prioridad en el bien común y el servicio a la comunidad.

Los conflictos que se presenten entre La Sociedad con accionistas, inversionistas o terceros, se intentarán solucionar: en primera instancia por la vía del arreglo directo; en segunda instancia por amigables componedores; en tercera instancia por la intervención de conciliadores de los centros de conciliación y arbitramento de la Cámara de Comercio del domicilio de La Sociedad; y en última instancia por tribunales de arbitramento.

6.DESCONCENTRACIÓN MÍNIMA DE ACCIONES EXIGIDA PARA QUE LA SOCIEDAD SEA DESTINATARIA DE LA INVERSIÓN EN ACCIONES POR PARTE DE FONDOS DE PENSIONES:

Mientras el ochenta por ciento (80%) o más de las acciones de La Sociedad se encuentre en poder de inversionistas del grupo o persona que lo controle, sólo podrán hacerse emisiones de valores distintos a acciones, incluyendo, pero sin limitar, bonos y papeles comerciales, así como otros títulos de deuda.

En consecuencia, si La Sociedad considera conveniente colocar sus acciones en el mercado público de valores donde puedan participar fondos de pensiones, la composición accionaria de La Sociedad deberá estar desconcentrada en por lo menos un veinte por ciento (20%) entre personas distintas a los controladores, previo a cualquier adquisición por parte de los mencionados fondos.

DIRECCIÓN, ADMINISTRACIÓN Y MANEJO

7.EVALUACIÓN Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DE DIRECTORES Y EJECUTIVOS:

Cada uno de los órganos operacionales superiores de La Sociedad que deba intervenir en la selección de directores, ejecutivos, y empleados, deben aplicar las más exigentes políticas para la selección de las personas que deban participar en la dirección, administración o manejo de ella, aplicando las que llenen los más altos niveles de calificación profesional, ética y de conocimiento en el área de sus actividades.

Deberán ejercer un control y evaluación permanente de sus actuaciones y resultados, y mantener un flujo de información y estadísticas de gestión y resultados dentro de la estructura jerárquica, que permitan el conocimiento transparente y completo de las actividades de cada una de las personas que desempeñan sus labores en La Sociedad, acorde con su nivel de responsabilidad.

Dentro de este esquema la Presidencia presentará en cada reunión de la Junta Directiva un juego de indicadores de gestión definidos por aquella y por la Junta, con un informe detallado del estado de La Sociedad y de la gestión de cada área de la administración.

8.PROHIBICIONES:

Está expresamente prohibido a los accionistas, directores, administradores, empleados y vinculados externos a La Sociedad:

•Utilizar el nombre de La Sociedad para la realización de actividades personales.

•Facilitar o promover cualquier práctica ilegal, o que suponga contravención de las normas de policía, de los estatutos de la empresa, del reglamento de trabajo o del presente Código.

•Aprobar, administrar operaciones o ejecutar actos a favor de sus familiares, o de empresas donde el empleado tenga participación.

•Garantizar el resultado de una negociación cuya aprobación final dependa de otro.

•Recibir beneficio económico o prebendas de parte de personas con las que se tengan relaciones comerciales.

•Utilizar información privilegiada, entendiéndose esta como la que se conoce por razón de las funciones que se ejercen y que por algún motivo deben mantenerse bajo  reserva.

•Actuar en situación de incompatibilidad, siendo esta la concurrencia en cabeza de una misma persona de dos o más situaciones que se consideran excluyentes.

9.CONFLICTO DE INTERÉS:

Un accionista, directivo, administrador, empleado o vinculado con La Sociedad se encuentra en una situación de conflicto de interés, cuando quien deba tomar una decisión, o realizar u omitir una acción, en razón de sus funciones se encuentra en la posibilidad de escoger entre el interés de La Sociedad,  cliente, usuario o proveedor de la situación presentada,  y  su interés propio o el de un tercero, de manera que de optar por cualquiera de estos dos últimos, obtendría un indebido beneficio pecuniario y/o extra-económico que de otra forma no recibiría, desconociendo así un deber legal, contractual, estatutario o ético.

Cuando una de esas personas enfrente un conflicto de interés, debe cumplir con el siguiente procedimiento:

•Informar por escrito del conflicto al ente social que debe intervenir en él, con detalles sobre su situación en él.

•Abstenerse de intervenir directa o indirectamente, en las actividades y decisiones que tengan relación con las determinaciones sociales referentes al conflicto.

10.NORMAS DE CONDUCTA:

Son normas de conducta de obligatorio cumplimiento para los accionistas y para todas las personas vinculadas con La Sociedad, en forma directa o indirecta, las siguientes:

•Estar libre de la influencia de intereses personales que interfieran o puedan interferir con sus deberes y responsabilidades frente a la Compañía.

•Evitar involucrarse directa o indirectamente en cualquier situación en la cual entre en conflicto con los intereses de la Compañía.

•No ponerse en situaciones en las que existan o puedan aparecer intereses personales directa o indirectamente, o que les permitan a ellos o a terceras personas, beneficiarse de dichas situaciones.

•Proceder siempre en forma transparente, veraz, digna, leal y de buena fe.

•No participar en actos simulados o en operaciones fraudulentas o que en cualquier otra forma tiendan a ocultar, distorsionar o manipular la información, bien sea de la Compañía o de los clientes o vinculados comerciales, en tal forma que se perjudique a ésta, o a los intereses de terceras personas o del Estado.

•No tomar parte, directa o indirectamente, en arreglos o prebendas indebidas con otras entidades oficiales o particulares.

•No recibir, directa ni indirectamente, pagos, servicios, préstamos u otro tipo de retribución, provenientes de cualquier persona o entidad que haga negocios con La Sociedad o que pertenezca a la competencia.

•Reportar a su superior inmediato o al órgano social correspondiente, cualquier acto, conducta o procedimiento que viole el presente Código.

11.RIESGOS DEL EMISOR:

La Sociedad, en forma independiente al derecho de inspección individual de libros y documentos establecida en la ley, mantendrá en forma permanente a disposición del mercado, de los accionistas y de los inversionistas, los principales indicativos financieros y un resumen esquemático de las reclamaciones tributarias, comerciales y laborales que esté enfrentando, y de las demandas por incumplimiento de contratos o por responsabilidad civil que tenga en proceso.

Las investigaciones y profundizaciones sobre los anteriores hechos serán actividad de los interesados, a su costa.

12.NEGOCIACIÓN DE ACCIONES Y VALORES DE LA EMPRESA POR PARTE DE FUNCIONARIOS:

Toda negociación de acciones o valores emitidas por la sociedad efectuada por directores, administradores o funcionarios de la empresa, sin límite de cuantía, será efectuada a través de la Bolsa de Valores.

De acuerdo con el artículo 404 del Código de Comercio, los administradores de La Sociedad no podrán ni por sí ni  por interpuesta persona, enajenar o adquirir acciones de ella mientras estén en ejercicio de sus cargos, sino cuando se trate de operaciones ajenas a motivos de especulación y con autorización de la junta directiva, otorgada con el voto favorable de las dos terceras partes de sus miembros, excluido el del solicitante, o de la asamblea de accionistas, con el voto favorable de la mayoría ordinaria prevista en los estatutos, excluido el del solicitante.

El registro de la transacción correspondiente se dejará, en el libro de accionistas y en la contabilidad, con anotación del número de la transacción efectuada en la Bolsa, y del número del acta de la junta directiva o de la asamblea, según el caso.

Los anteriores funcionarios se comprometen a velar porque ninguna operación de acciones o valores de la empresa sea efectuada por sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, dentro de los noventa días (90) previos a una Asamblea de Accionistas, o al evento societario que dé lugar a la emisión de papeles financieros.

En el caso de tener conocimiento de la ocurrencia de dichos hechos, lo informará a la Junta Directiva, con la manifestación de no estar vinculado en dichas negociaciones.

13.IDENTIFICACIÓN DE LOS BENEFICIARIOS REALES DE LAS ACCIONES QUE CONFORMAN EL CONTROL ACCIONARIO DE LAS SOCIEDADES:

La administración mantendrá a disposición de los accionistas y de los inversionistas, la información necesaria sobre la identidad de los beneficiarios reales  de las acciones que conforman el control de La Sociedad, con el detalle de las matrices y de los grupos económicos a los que pertenecen, en la medida en que dicha información se posea.

Si dentro de estos grupos se encuentran sociedades, deberá disponerse de la información de sus accionistas o socios, y de sus controlantes.

Estos datos serán consultables con finalidades únicas de información, y no podrán ser utilizados para fines diferentes o externos a la información directa de los accionistas e inversionistas.

14.RELACIONES ECONÓMICAS ENTRE LAS PARTES VINCULADAS A LA SOCIEDAD:

Las relaciones económicas y comerciales entre La Sociedad y sus accionistas, grupos controladores, directores, administradores, y principales ejecutivos, o sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, se manejarán dentro de las más estrictas normas de transparencia y ética comercial y administrativa.

Los negocios, adjudicaciones o contrataciones entre los entes mencionados, o con sus parientes, se celebrarán siempre con la intervención de funcionarios de la empresa diferentes a los involucrados y con la expresa constancia de dicha circunstancia.

15.PROVEEDORES DE  INSUMOS Y MATERIAS PRIMAS:

La Sociedad llevará un registro público de sus proveedores de insumos y materias primas, en el que además de la información comercial de uso en ese tipo de registros, se revelará el hecho de que el proveedor, sus administradores o sus socios, o parientes de estos dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad,  se  encuentren vinculados con los directores, administradores y principales ejecutivos de La Sociedad.

Las compras y adquisiciones de La Sociedad se ejecutarán dentro de dos modalidades:

•La compra directa, invitación o licitación privada: en las cuales no podrán intervenir proveedores vinculados a las circunstancias previstas en el párrafo anterior, y

•Licitación pública voluntaria: en la cual podrán participar, pero con la expresa constancia en el pliego de la propuesta de su condición de vinculado directo o indirecto en la composición del capital del proponente, con el detalle de su porcentaje de participación.

ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

16.CONVOCATORIA DE LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS POR LOS ACCIONISTAS MINORITARIOS:

Para garantizar a los accionistas minoritarios la posibilidad de obtener la convocatoria de la Asamblea de Accionistas con el fin de ejercer sus derechos o recibir la  información de la que no dispongan, se estipula que la Gerencia, la Junta Directiva o la Revisoría Fiscal, están obligadas a  convocarla, cuando con los fines anteriores se los solicite un grupo plural de accionistas que represente por lo menos el ocho por ciento (8%) de las acciones suscritas, mediante petición motivada en la que en forma concreta manifiesten los motivos de la solicitud.

Cualquiera de estos órganos sociales que reciba la solicitud, tiene la obligación de convocarla, pues se considera dicha solicitud como conveniente y necesaria en los términos expresados en los estatutos sociales, como requisito para dicha convocatoria.

17.IGUALDAD DE DERECHOS DE LOS ACCIONISTAS E INVERSIONISTAS:

Los derechos de todos los accionistas e inversionistas serán iguales en calidad frente a La Sociedad y a su administración, independiente del número de acciones o del valor de las inversiones que representen.

El ejercicio de tales derechos estará graduado en su poder por dichas cantidades, sin exceder los límites establecidos por la ley o por los estatutos.

La Revisoría Fiscal será el ente societario que conozca de las quejas que se presenten por la violación de derechos a los accionistas e inversionistas minoritarios, y los resultados positivos de dichas investigaciones los trasladará a la Junta Directiva y los hará conocer de la Asamblea de Accionistas.

JUNTA DIRECTIVA

18.PRÁCTICAS CON RESPECTO A LA ELECCIÓN, REMUNERACIÓN Y BENEFICIOS ECONÓMICOS A LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA SOCIEDAD:

La elección de los miembros de la Junta Directiva  de La Sociedad se efectuará por la Asamblea de Accionistas, mediante el mecanismo del cuociente electoral y con el respeto estricto de los derechos de los accionistas minoritarios.

Los miembros de la Junta Directiva representan los intereses de La Sociedad y de la totalidad de los accionistas de ella. En ningún caso pueden actuar o considerarse como representantes de los intereses del grupo de accionistas que los eligió.

La remuneración y los beneficios económicos adicionales de cada uno de ellos deberán constar en el acta de la Asamblea que los eligió, y no podrá existir ningún pacto, acuerdo o documento que determine beneficios adicionales para ninguno de sus miembros, ni por sus calidades personales, ni por el origen de su elección, ni por ningún otro motivo.

19.RESPONSABILIDAD E INDEPENDENCIA DE LA JUNTA DIRECTIVA:

La Junta Directiva es el máximo organismo administrativo de La Sociedad.

Administra La Sociedad, bajo las directrices generales emitidas por la Asamblea de Accionistas, pero con total independencia frente a ella y con absoluta responsabilidad por sus actos; por lo que es responsable de ellos, en el campo legal ante las autoridades competentes y en el  administrativo frente a la Asamblea de Accionistas.

Sus miembros en forma individual son responsables de sus actuaciones dentro de las normas legales de responsabilidad de los administradores de las sociedades.
Se presumirá que la Junta Directiva tiene atribuciones suficientes para ordenar que se ejecute o celebre cualquier acto o contrato comprendido dentro del objeto social y para tomar las determinaciones necesarias en orden a que la sociedad cumpla sus fines.

ADMINISTRACIÓN

20.CRITERIOS PARA LA ELECCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN:

La elección de las personas que conforman la administración de La Sociedad, se efectuará siguiendo los procedimientos técnicos vigentes en el mercado para la selección de ejecutivos, buscando la designación de los más capacitados, eficientes, éticos y preparados para el desempeño de las funciones.

La remuneración y los beneficios económicos adicionales de cada uno de ellos deberán constar por escrito en su contrato de trabajo y buscarán una justa retribución a las labores desempeñadas, concordante con los niveles normales del mercado, de la imagen de La Sociedad y de las capacidades y experiencia del funcionario.

En ningún caso existirán pactos o cláusulas de remuneraciones, retribuciones o beneficios adicionales diferentes a los mencionados en las actas y en el contrato.

Los administradores responderán de sus actuaciones frente a sus superiores jerárquicos inmediatos, en adición a la responsabilidad legal personal establecida en la ley para este tipo de funcionarios, frente a la sociedad, los accionistas y terceros.

Las funciones orgánicas dentro de la empresa serán las que determine su superior inmediato, las cuales deben constar por escrito en el contrato de trabajo, adicionales a las que consten en los estatutos para las  que tienen origen en ellos.

REVISOR FISCAL Y AUDITORÍA

21.NOMBRAMIENTO DEL REVISOR FISCAL:

La designación de este funcionario se efectuará de manera transparente, con base en una evaluación objetiva de las diferentes opciones, y con una motivación completa y escrita por parte de los accionistas proponentes de cada candidato, que incluirá su hoja de vida profesional y los elementos de juicio que permitan considerar que es un candidato adecuado para el cargo.

Salvo designación unánime, la votación para elegir el revisor fiscal será escrita.

22.INFORME DEL REVISOR FISCAL:

En forma permanente la administración mantendrá a la disposición del mercado, de los accionistas y de los inversionistas, el último informe del revisor fiscal, junto con sus anexos y el detalle de los hallazgos, notas y salvedades presentados.

El acceso a esta información no estará sujeto al término de inspección de los libros de La Sociedad, establecido en la ley.

23.INDEPENDENCIA DEL REVISOR FISCAL:

El Revisor Fiscal es la máxima autoridad de control y vigilancia de La Sociedad, nombrado por la Asamblea de Accionistas y sometido únicamente a esta entidad.

La designación del Revisor Fiscal se efectuará siempre por el sistema del cuociente electoral, y mediante votación escrita a menos que sea unánime.

El Revisor Fiscal representa los intereses de la totalidad de los accionistas y en ningún caso se considerará representante del accionista o de los accionistas que lo propusieron o eligieron.

El Revisor Fiscal actuará con total independencia de la administración, contará con la estructura operacional que le asigne la Asamblea General de Accionistas, elegirá en forma autónoma su propio personal y recibirá de la Administración las herramientas logísticas necesarias para adelantar  sus actividades.

La remuneración del Revisor Fiscal será asignada por la Asamblea de Accionistas, constará en el acta de la sesión en la que fue designado, y no podrá recibir ningún otro tipo de beneficio por parte de La Sociedad, ni de sus accionistas.

24.AUDITORES EXTERNOS:

Con propósito general, o para casos específicos, la administración contratará el apoyo de auditores externos, personas naturales o jurídicas de reconocida prestancia profesional y experiencia en el ramo.

Los informes de los auditores externos se presentarán  en forma conjunta a la Gerencia y a la Junta Directiva.

En los contratos para la prestación de servicios de auditoría se pactarán en forma expresa y estricta, cláusulas de confidencialidad sobre la información recibida, sobre los procedimientos industriales, las tecnologías, y los planes y proyectos de la empresa.

Todo contrato de auditoría externa se celebrará previa licitación pública o convocatoria privada, a la que hayan acudido por lo menos tres proponentes.

El valor de los honorarios y los gastos de la auditoría estarán incluidos expresamente en el contrato de servicios y no se podrá cancelar ningún tipo de sumas adicionales, por ningún concepto.

25.AUDITORÍAS INDEPENDIENTES:

Los accionistas y los inversionistas podrán, bajo su costo y responsabilidad, contratar auditorías externas con firmas de reconocido prestigio profesional, para el estudio y documentación de temas específicos.

Para estas operaciones los interesados comunicarán su intención a la Junta Directiva, con el detalle específico de los temas que serán objeto del estudio y el nombre de la firma que lo adelantará.

La Junta Directiva determinará los eventos en los cuales se podrán adelantar tales auditorías, así como la oportunidad para realizarlas y el procedimiento que deberá adelantarse por el interesado para solicitar su práctica, solicitud esta que en todos los eventos deberá estar debidamente justificada.  En todo caso las auditorías deberán versar sobre asuntos específicos y no podrán adelantarse sobre secretos industriales ni respecto de materias cobijadas por la legislación sobre derechos de propiedad intelectual.

La Junta Directiva dará su aprobación a la firma presentada con base en sus antecedentes y su prestigio profesional, y en caso de no considerarla idónea lo comunicará a los solicitantes para que efectúen la presentación de otra firma.

La Junta Directiva dará las instrucciones a la administración de la empresa para que sea puesta a disposición de los auditores toda la información necesaria concerniente al tema de la auditoría.

Los papeles de trabajo del auditor especial están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco años, contados a partir de la fecha de su elaboración.

Los resultados de la auditoría tendrán el carácter de información reservada; una copia será entregada a la Junta Directiva y no podrá ser utilizada por los interesados sino únicamente con fines internos de la empresa, o para ser puesta en consideración de la Asamblea de Accionistas, de las entidades de control y vigilancia o de las autoridades judiciales.

INFORMACIÓN CORPORATIVA

26.POLÍTICAS DE INFORMACIÓN A LOS ACCIONISTAS E INVERSIONISTAS:

El gobierno de La Sociedad se manejará con el más amplio criterio de información y transparencia con respecto al mercado, a los accionistas y a los inversionistas.

Como complemento de la información exigida por la ley a los accionistas, en cantidad y oportunidad, es política de La Empresa suministrar al mercado información permanente sobre sus actividades, las tendencias del mercado, los resultados parciales de las actividades comerciales, los nuevos proyectos de ampliación, investigación, desarrollo y nuevos productos.

Para asegurar el conocimiento de estas informaciones La Sociedad empleará como mínimo los siguientes conductos:

•Boletines informativos puestos a disposición de los accionistas en la secretaría de La Sociedad, y de los inversionistas en la Bolsa de Valores.

•Divulgación publicitaria, por medios masivos para el público en general.

•Una página en Internet de libre acceso.

27.DIFUSIÓN DE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS ACCIONISTAS Y DE LOS INVERSIONISTAS:

La Sociedad dispondrá de una oficina con destinación exclusiva para la atención a los accionistas e inversionistas, dentro de las instalaciones donde funcione la administración.

Esta oficina adelantará campañas de formación e información sobre los derechos y obligaciones de los accionistas e inversionistas, y atenderá los reclamos y observaciones que sobre violaciones al presente Código se presenten por parte de aquellos o del público en general, dándole inmediato aviso a la Revisoría Fiscal para la investigación del caso.

Esta oficina estará atenta a la protección de los derechos de los accionistas minoritarios y a asegurar el ejercicio de sus derechos como tales, frente a los grupos mayoritarios o controladores de la empresa.

La oficina dispondrá de un funcionario persona natural, de tiempo completo y dedicación exclusiva, cuyo nombre será suministrado a cualquier interesado por intermedio de la Secretaría de La Sociedad, o por los medios informativos a que se refiere el artículo anterior.

28.ESTÁNDARES MÍNIMOS DE LA INFORMACIÓN CORPORATIVA:

Con relación a la información exigida por la ley para ser presentada por la Junta Directiva y los administradores a la Asamblea de Accionistas, se establece como un estándar mínimo que dicha información debe incluir los siguientes aspectos:

a. Información completa y exacta de los aspectos esenciales de La Sociedad, incluyendo:

•El estado financiero y contable,
•Los flujos de caja proyectados.

b. Las garantías que se haya constituido en su propio beneficio o de terceros, su clase, estado y desempeño y el valor del mercado de las mismas,

c. La información relevante sobre el manejo de los riesgos,

d. La política aplicada para la administración de inversiones,

e. Las operaciones sobre acciones y otros valores propios,

f. Las oportunidades y los problemas que corresponden a la evolución de su actividad,

g. Lo relacionado con su organización y con el desarrollo de la misma,

h. Su entorno competitivo,

i. Los proyectos empresariales, y los que correspondan a su propia naturaleza,

j. Los riesgos por contingencias ambientales, tributarias, laborales, civiles y comerciales, que tengan materialidad por su naturaleza o monto.

k. La estructura, el funcionamiento y los mecanismos de recolección y suministro de su información, y los procedimientos empleados por el área de control interno.

l. Las auditorías externas que se efectúan en La Sociedad, su frecuencia, metodología y resultados.

29.INFORMACIÓN SOBRE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA, REPRESENTANTES LEGALES Y FUNCIONARIOS EJECUTIVOS:

La Sociedad mantendrá en la Secretaría, y en la oficina a que se refiere el artículo 27,  a disposición del mercado, las hojas de vida de los miembros de la Junta Directiva, de los representantes legales y de los funcionarios ejecutivos.

La consulta a estos documentos será libre para los accionistas e inversionistas.  Para el resto del mercado esta información podrá solicitarse por escrito motivado al Presidente, quien la podrá autorizar previa consideración de los motivos invocados.

VARIOS

30.PUBLICIDAD DEL PRESENTE CÓDIGO:

El presente Código y cualquier  enmienda, cambio o complementación que se haga del mismo, serán publicados, como mínimo, en un periódico de amplia circulación nacional.  El texto íntegro de este Código se incluirá en forma permanente, en la hoja electrónica de Internet de La Sociedad.

31.CONEXIÓN CON EL DEPÓSITO CENTRALIZADO DE VALORES, DECEVAL:

La Sociedad se encuentra conectada en línea con el Depósito Centralizado  de Valores, Deceval, y dicha institución lleva el registro de valores nominativos en su nombre.

Nuestro grupo humano está conformado por una planta de más de 4000 empleados directos, provenientes de los doce municipios del área de influencia. Ellos están capacitados para desempeñar labores administrativas y técnicas con responsabilidad y eficiencia. El Ingenio La Cabaña sostiene convenios con entidades externas que satisfacen las necesidades de capacitación encaminadas a mejorar la competencia del talento humano. El complejo agroindustrial cuenta con un polideportivo para la recreación de sus colaboradores y patrocina la cooperativa Cooprosperar, fundada e integrada por sus trabajadores para prestar servicios de recreación, capacitación y financiación para construcción de vivienda y calamidades domésticas beneficiando al trabajador y toda su familia.  

La niñez es otra de nuestras prioridades: el Ingenio suministra anualmente recursos monetarios, materiales y humanos para el funcionamiento y mantenimiento de la escuela El Naranjo en la cual se forman más de 200 estudiantes, hijos de los trabajadores, a quienes también se les brinda el servicio de restaurante escolar y en las horas de la tarde sus instalaciones sirven para el funcionamiento de una institución de niños especiales. La Cabaña también endulza el desayuno de 50 escuelas que funcionan en municipios vecinos.

Para reforzar aún más el desarrollo integral de todo el núcleo familiar, el Ingenio anualmente asigna recursos monetarios para mantener un fondo  que permite brindar capacitación para creación y desarrollo de microempresas para las esposas de los trabajadores, y ofrece a los mismos planes de capacitación en todos los niveles.